¿Oficina sin papeles para CPAs - mito o realidad?

Como un nuevo CPA en el bloque, aproximadamente hace ocho años, yo hice una práctica para leer tanto como sea posible en la gestión de práctica junto con la lectura regular que tuve que hacer frente a las cuestiones técnicas. Me encontré con artículos después de artículos acerca de cómo era posible que CPAs operar en una Oficina casi sin papeles. Sin embargo, bastante difícil para mí imaginar mi propia Oficina siendo una oficina sin papeles.

"¿Cómo podría un CPA realmente operar una práctica sin papeles?" Quizá sería todo el tiempo. Pensé en estas conversaciones acerca de oficinas sin papel como algo de una creación de imaginación acerca de cómo sería la vida en 2035 cuando no puedo ser allí.

La tecnología que yo estaba usando en mi Oficina me ayudaba a mejorar la producción. También me ayudaba a aprender algunas de las posibilidades más avanzadas en mi sistema. En mi práctica pequeña, era una red cliente-servidor simple con una conexión a internet de T1. Fue durante uno de mis viajes de ultramar hace cuatro años que descubrí el poder de mi sistema a su mejor. Con la conexión T1 y una dirección IP estática, fui capaz de trabajar en mi sistema de Oficina de más de 10.000 millas distancia sin problemas. Esto fue una experiencia maravillosa y mi deseo de aprender más sobre la oficina electrónica se hizo muy fuerte en este punto.

Pasé mucho tiempo, propulsado por mi fuerte deseo, de aprender sobre las maneras en que posiblemente podría convertir mi práctica de CPA en una práctica sin papel. Ya había disfrutado el placer de trabajar en mi sistema de Oficina de todo el mundo. Pensé que si sólo podía acceder a todos los demás documentos que necesitaba mirar mientras se trabaja en el archivo de un cliente que incluso no tendría que ser en la Oficina a todos a trabajar. Además de disfrutar de las frustraciones de continuas interrupciones, el acceso a documentos fue la única razón restante para mí estar en la Oficina. Seguro que hay otros motivos, pero para llevar a cabo mi trabajo para un cliente, acceso a documentos fue el único.

Ahora que mi deseo era tan fuerte, comencé a correr en diferentes soluciones preconfiguradas publicitados en el correo directo y la revista anuncios. Había extraído de unos pocos, había llamado algunos 800 números y recibí algunos materiales de promoción. Todo resultó para ser más allá de mi presupuesto. Yo había aprendido mucho acerca de los potenciales de la red de mi Oficina simple, por ahora y calculó que era demasiado pobre para pagar algunas de las buenas soluciones preconfiguradas disponibles por ahí para CPAs.

Tras un minucioso estudio de la tecnología en mi Oficina y el hardware disponible en el mercado a costos asequibles, llegué a una conclusión increíble. Fue increíble porque basado en mis cálculos el costo de convertir a una oficina sin papel iba a ser de 5 o 10% de lo que le costaría me ir con una solución preconfigurada. Esto ha ocurrido dentro de un año de mi viaje en el extranjero y han pasado tres años desde entonces. No lo podía creer, pero tuve un intestino sintiendo que tenía razón en mi conclusión. Consideré el costo de fallar en un intento de ir sin papeles no demasiado alto. Ya estaba administrando una práctica de papel lleno y si fallara: un intento de ir sin papeles permanecerían donde estaba – una práctica de papel lleno.

Pasé una considerable cantidad de tiempo desarrollando los planes detallados en conjunto procesos de ir sin papeles, ordenó el analizador que yo había estudiado y se constató que más asequible y puso en marcha el proyecto. En términos de administración del tiempo del personal para trabajar en el proceso de conversión y la administración de las prioridades era bastante difícil. El proceso en sí fue muy agradable y reveladora (acerca de los tesoros ocultos en mis archivadores) pero sobre todo muy enriquecedora.

En la conclusión de mi proyecto para ir sin papeles, alrededor de 60 días desde cuando empezó, descubrí que era verdaderamente posible administrar una Oficina casi sin papeles. Disfruté más de dos años de la Oficina sin papeles en mi práctica. La eficiencia de la Oficina se subió significativamente durante ese período. Clientes experimentan una diferente, un nivel mucho más alto, de la eficiencia en el servicio.

Hay ciertas cosas que entró derecha para mí en este proceso. Yo era capaz de desarrollar mi comprensión en esta área durante los años debido a mi curiosidad y tenía un buen control sobre la capacidad de mi red de oficina pequeña aparentemente. Descubrí que las redes de oficina actual, en muchas de las oficinas pequeñas de CPA, son como cerebros humanos. Son altamente potente y altamente subutilizados.

Una oficina sin papeles de CPA no es más una cosa del futuro. Los verdaderos beneficiarios de este movimiento por CPAs son sus clientes. CPAs que no tienen que gastar mucho de su tiempo empujando los documentos y la localización de documentos perdidos, sin duda sería capaz de proporcionar servicios de alto nivel a sus clientes y beneficiarse de ellos más. Todos los clientes merecen un CPA que es al menos sin papeles en el nivel básico, que es completamente posible con una red de equipo de oficina pequeña y una inversión muy pequeña.