Dos cosas son verdaderas para la mayor?a de las empresas: un porcentaje significativo de ventas (y por lo tanto, cuentas por cobrar) se concentran en un peque?o porcentaje de los clientes y tienen recursos de personal insuficiente para ponerse en contacto con cada cliente sobre vencidos los pagos. Sugiero que la adopci?n de una estrategia de colecci?n que identifica las cuentas de prioridad permanente atenci?n personal y utiliza eficientes procesos automatizados para ponerse en contacto con los otros.
Comience creando una lista de "Top 20" que se compone de estos clientes de prioridad. Por lo general un 20% de su cliente activo base representa el 80% de la actividad y deber?a centrarse sus recursos de colecci?n limitada en estos clientes donde contacto personal tendr? el m?ximo impacto. ?El n?mero de clientes de la lista se determinar? por los recursos de personal - relaciones cu?ntos puede manejar dado el tiempo que tienen disponible para la colecci?n de actividad?
Crear la lista mediante la evaluaci?n de las cuentas a través de varias dimensiones:
• Equilibrio de la cuenta. Obviamente, grandes cantidades son su principal objetivo.
• Historial de pago. ?Son contribuyentes lentos y err?ticos o que pagan constantemente sin necesidad de avisos?
• Historia de compra. M?s han aprovechar m?s clientes que compra con frecuencia y que puede ser dependiente de sus productos o servicios que son cr?ticos para su negocio.
• Historia de interacciones. ?Son f?cil o dif?cil trabajar con? Como doloroso que sea, recursos limitados deben dirigirse a las situaciones dif?ciles de colecci?n.
•Riesgo de colecci?n general. Una evaluaci?n de alto nivel de capacidad de un cliente de pago basado en su industria y ubicaci?n también entran en juego.
• Riesgo de colecci?n espec?fica. Asimismo, informaci?n de la empresa (por ejemplo, la longitud de tiempo en los negocios) es también un predictor de aumento de la colecci?n.
• Margen de beneficio en las ventas. Cuentas de margen bajo son alta prioridad debido a costos libros erosionan ganancias tan antes de recoger mejor.
Determinar quién est? en la lista mediante el an?lisis de informes de envejecimiento y la historia de la actividad de los clientes y las interacciones. Una herramienta de automatizaci?n de colecciones ser?a ?til en entornos de grandes din?micos, reuniendo toda esta informaci?n en un solo lugar. El n?mero real de las cuentas que se pueden administrar depender? de los recursos de personal de colecciones disponibles. La lista debe revisarse al menos trimestralmente para reflejar los cambios en la base de la cuenta (nuevos clientes llegando a bordo, los antiguos que dejan de comprar)
Una vez que tenga la lista puede iniciar Administraci?n de colecciones de manera m?s eficaz.
• M?s informaci?n sobre ellos. Su historial de compras y pago de documentos. Si son una gran empresa que siempre paga en 60 d?as establece como su expectativa. Si tienen requisitos de tr?mites espec?ficos para obtener una factura que se procesan a través del sistema Aseg?rese de que las personas de su organizaci?n que la facturaci?n son conscientes de ellos.
• Identificar personal clave. Identificar y establecer relaciones con las personas en cada cliente que participan en el proceso de pago - empleado de la AP, aprobaci?n de administradores, CFO/controlador, etc.. Obtener informaci?n de contacto precisa y determinar su modo preferido de contacto. Algunas personas prefieren el correo electr?nico, otros como faxes o llamadas telef?nicas.
• Establecer pol?ticas para colecciones. Ser objeto de establecer estrategias altamente personalizadas para la recopilaci?n de sus m?s importantes clientes. Adaptar sus procedimientos y Protocolo ser? de gran ayuda en el movimiento de papeleo a través del sistema.
• Supervisar cambios en pago o compra de actividades. Una desaceleraci?n en los pagos podr?a ser una se?al de problemas financieros en este cliente y osos viendo. También deben observar grandes compras que est?n fuera de las pr?cticas anteriores. Prestar especial atenci?n a los nuevos clientes que de repente hacen una compra importante. Llamar antes una factura en estas situaciones para verificar que es leg?timo y se pagar? a su debido tiempo.
Automatizar los contactos con el 80% de los clientes que no estén en esta lista.
• Identificar personal clave. Como arriba, identificar a los individuos en cada cliente que participan en el proceso de pago. Informaci?n de contacto precisa es esencial. Es importante saber que est?n recibiendo mensajes a la persona correcta.
• Establecer pol?ticas para colecciones. Como el anterior, definir acciones espec?ficas para ser tomado en hitos de la colecci?n de un pasado debida cuenta. Si es posible, utilice un proceso automatizado para identificar vencido facturas de forma diaria o semanal. Recuerde, usted no tiene que seguir vencidos facturas a intervalos de 30 d?as. Tanto m?s cuanto que envejecen contacto m?s frecuente es apropiado.
• Plantillas de documento est?ndar. Desarrollar una serie de documentos de la colecci?n est?ndar con mensajes espec?ficos y crecientes para apoyar acciones de recopilaci?n. Idealmente, estos se pueden enviar a través de un proceso de combinaci?n de correspondencia.
• Métodos de comunicaci?n Vary. Alternar el método de comunicaci?n (correo electr?nico, carta y fax) para maximizar la probabilidad de que obtendr? el mensaje al destinatario previsto.
• Monitor fallas de entrega. Investigar cualquier comunicaci?n que rebote. Rotaci?n de personal o problemas técnicos transitorios pueden conducir a un correo electr?nico no se entregan y una llamada de seguimiento est? en orden. Correo devuelto es un problema grave y requiere escalada inmediata.
• Considerar outsourcing. Muchas agencias de colecci?n de terceros est?n expandiendo sus servicios en este ?mbito y le pueden representar como primera parte de estas cuentas no cr?ticas. Generalmente esto conlleva un costo fijo por cuenta o en la factura y el cliente no se pone en "colecci?n". Mantener el 100% de los pagos recogidos pero no hay garant?as - usted paga por el servicio independientemente, aunque las econom?as de escala hacen posible para grandes agencias realizar estas actividades de recopilaci?n rutinaria por mucho menos de lo que usted podr?an usted mismo. Llamadas telef?nicas automatizadas son a menudo una opci?n de estas fuentes y proporcionar otro modo de contacto.
Otra forma de hacer frente a la escasez de recursos es enviar cuentas a colecci?n anteriormente. Si sus esfuerzos internos no est?n funcionando, llamar a los profesionales y malgastar el tiempo. Libera tiempo para orientarse hacia las cuentas donde la interacci?n puede marcar la diferencia. Esto se aplica incluso a cuentas de prioridad, aunque debe tener cuidado al hacer referencia a dicho cliente. Sin embargo, una buena Agencia debe ser capaz de obtener el pago de un cliente sin volar la relaci?n. Cuando usted est? considerando contratar una agencia Aseg?rese que tienen experiencia en colecciones comerciales. Las técnicas empleadas para la recopilaci?n de deuda del consumidor no todos llevar bien a la recogida de un negocio.
John Doucette es un director de producto en e2b software (http://www.e2bsoft.com/) donde gestiona crédito de recoger en cualquier momento (http://www.anytimecollect.com/) de la empresa y la cartera de productos de software de colecciones. Es el ex Presidente de Capital l?quido de Ohio noreste y una industria experta en las ?reas de cuentas por cobrar, crédito y deudas. John recibi? su t?tulo de licenciatura de la Universidad Tufts y su maestr?a en la Universidad Cornell.
