Mensajes de correo electr?nico
Un colega que trabaj? con sol?a almacenar absolutamente todo en sus elementos eliminados - para siempre! Como se puede imaginar que esto realmente no es una buena idea. Obtener un sistema simple y mantenerlo.
Mensajes de correo electr?nico suelen ser:
Archivo de basura - prensa deleteFor info - impresi?n si necessaryNeed acci?n - que no tienen mucho tiempo hacer la acci?n - luego de acci?n fileNeed - pero tardar? m?s o necesita pensar - tienda en su archivo de acci?n por el momento (véase m?s adelante) mantenerla Simple - no hacer carpetas para absolutamente todo o el riesgo de hacer el sistema de presentaci?n demasiado complicado y todo quedar? en la bandeja de entrada justo como antes o se archivo cosas y a?n no poder encontrarlos! Puede crear una carpeta de clientes y, a continuaci?n, crear subcarpetas para todos los clientes en virtud de, del mismo modo para los proveedores. No quiero tener un conjunto de sub carpetas con mensajes de correo electr?nico s?lo uno o dos de ellos - crea una carpeta llamada tratadas con o uno similar y poner m?s en cosas de tipo all?.Puede tener acciones pendientes pero a?n mantienen una clara bandeja de entrada. Hay que crear una carpeta de acci?n y almacenar todo all? temporalmente hasta que han abordado. Una vez que tenga el sistema en lugar ser? m?s f?cil tratar con basura y eliminarlo como viene en y poner las cosas en su carpeta de acci?n hasta que puede hacer con ellos, manteniendo su alboroto de bandeja de entrada libre y racional.Recuerde que su enviado art?culos - mucho de ellos puede ser eliminado pero si hay alguna que desee conservar archivos les en su tratado con carpetas de clientes o lo que sea, tan pronto como se han enviado.Recuerde que puede buscar mensajes de correo electr?nico utilizando el software de correo electr?nico o sistema si usted est? atascado.Eliminar los elementos eliminados de vez, si el buz?n no est? configurado para eliminarlos al salir.Almacenamiento de archivos electr?nicos
Una vez m?s, la estructura de carpeta puede ser echo muy similar, o incluso, en su sistema de correo electr?nico. Esto har? que las cosas m?s f?ciles de encontrar.Evitar en la trampa de simplemente guardar documentos donde su equipo desea guardarlos - unos segundos para ir a la derecha unidad y carpeta y poner el documento en el lugar.Podr?a intentar poner la ruta del archivo de documento en el pie de p?gina del documento (obviamente s?lo realice este de determinados documentos por ejemplo cartas). Puede hacerlo mediante la herramienta Insertar pie de p?gina. De este modo si te quedas atascado te puede ver donde archiv?!También ayuda a obtener en Buenos h?bitos al asignar nombres a los archivos. Decidir en un formato para nombrar sus documentos tales como: "Carta a D Smith de Parkinsons Ltd 23 de junio de 2011" o "Informe Parkinsons Ltd junio de 2011". Har? las cosas m?s f?cil encontrar (y utilizar el servicio de b?squeda de su equipo en) deber?a se pierde. El mensaje principal es consistencia!El temida papeleo
?La Oficina sin papeles nunca llegaron!? Muchos de nosotros son todav?a imprimir correos electr?nicos a willy nilly. Si est? seguro acerca de su sistema de backup, puede decidir no imprimir copia de cartas, informes o mensajes de correo electr?nico de archivos y s?lo cosas de archivo entrantes. Sin embargo, si es realmente importante puede imprimir a, o puede que tenga que elegir un archivo off the shelf con todo lo a despegar a un cliente de reuniones. Decida lo que convenga usted y su negocio y una vez m?s, palo a ella. Por supuesto, correo no deseado puede ir directamente a la Papelera de reciclaje.Mantener el papeleo en un lugar; no algunas de las escaleras, algunos en el escritorio y algunos en la estanter?a! De este modo, tiene un lugar para ir a, para encontrar algo. Obtener un 3 bandeja de presentaci?n de nivel para en pendiente y archivo. Una vez que han tratado con un poco de papel, lo bin o archivo lo!Si tienes un archivador utilizar un alimentador para negocios (cuentas, recibos, facturas, contratos, etc.) y otra para el trabajo de su cliente.?Cu?nto tiempo debe mantiene todo? Enlace de negocios y direcci?n tienen directrices cu?nto tiempo para mantener sus registros financieros, pero generalmente es seis a?os para el IVA o 5 a?os a partir de la fecha l?mite para la presentaci?n de su declaraci?n de impuestos.Tienen una purga de vez en cuando y todo lo que definitivamente no tiene que mantenerse destruir. Si tienes espacio puede archivar algunas cosas para crear m?s espacio de trabajo actual.Recuerde:
Mantenerla SimpleWhere cosas pueden tratarse all? y, a continuaci?n, hacen.Jacqui mediod?a es fundador de asistencia Virtual clave, un Reino Unido basado en empresa de servicios de Secretar?a y administrativo, ayudando a peque?as empresas y empresarios individuales para ahorrar tiempo y dinero en su admin. A menudo los due?os de negocios tardan demasiados en admin, perdiendo cuota valioso ganar tiempo o simplemente no disfrutan. Clave le permite volver a lo mejor hacemos.
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